英会話教室TOP 教室を探す 英会話リンゲージ渋谷校 渋谷校ブログ 社内外もこわくない!ビジネス英語でメールを送ろう!

社内外もこわくない!ビジネス英語でメールを送ろう!

皆さんこんにちは。渋谷校のAyakaです。
本日はビジネス英語に関してご紹介します。
メインはビジネスメールの書き方!
是非、最後まで読んでみてくださいね!

日常英会話・ビジネス英会話の違い

突然ですがビジネス英会話と日常英会話の違いは何でしょうか。
それは、丁寧な言い回しと言われています。日本語でいう、敬語の様なものです。
また、ビジネスの場合は日常英会話のように省略のフレーズや言い回しをしません。
よくTOEICの勉強をされている方は、単語、フレーズをご存知かもしれません。

丁寧な表現でよく使用するのが Could と Would です。
下のフレーズは、何かを依頼する際に使用するフレーズなので覚えておいて下さい。
“ Could you please~. ”
“ Would you mind ~ing. ”

応対でも、相手の名前を聞く時に、
Could you please give me your name? などと使えます!

ビジネスシーンで使用される単語・フレーズ

ビジネスシーンで使用単語などもあります。
例えば、“買う”
日常英会話では Buy ですね。
ですが、ビジネスだと Purchase などという事もあります。
日本語のニュアンスで言うと、“買う“と“購入する“ですね。
購入の言い方の方が、堅いイメージですよね。こういう風に考えると、日本語と似てます。

続いては、日常会話とビジネス英語の違いが分かりやすいフレーズの例をあげると…
日常:“I want to(wanna)~. ”
ビジネス:“I would like to~. ”

日常:“Nice to meet you. ”
ビジネス:“It’s my pleasure to meet you. ”

―お会いできて光栄です。

このように同じ意味で使うけれども、より丁寧な言い回しがあります。

ビジネスメールの書き方

実際にメールなどはどのように書いていくのでしょうか。
本日のメインはここです!チェックしてくださいね!

実は…ビジネスメールは、いわゆる定型に当てはめ、ポイントさえ押さえれば大丈夫なんです!
まず、ベーシックな本文の型ですが、
「 ①相手の名前・挨拶 ②気遣いの言葉・書き出し ③メールの目的 ④相手への依頼 ⑤締めくくりの言葉・挨拶 ⑥署名 」の流れで、メールは構成されています。

①~⑥のそれぞれのポイントは、
①定型に沿う事。
②単語など短縮系では書かず丁寧に書く事。
③だらだらと1文を長くせず、簡潔に内容を伝える。
④感謝の気持ちなどを伝える。
⑤最後に必ず見直しをして送る。

【英文メールのフォーマット例】
①相手の名前・挨拶
Dear Mr. Radcliffe,

取引先や、初対面の人に対しては丁寧に!名前は苗字で宛名を書きます。
Hi Daniel,
社内などの親しい人に対してはHelloやHiでもOKです!

②気遣いの言葉・書き出し
My name is Ayaka Sasaki and I work for LinguageABC Corporation.
I was given your name and email address by Mr. Ron Weasley at HogwartsXX Corporation.

社外の人への初めてのメールの際には、自己紹介・相手のメールアドレスなどを知った経緯を書きます。

Thank you for your message.
感謝を伝えるフレーズです。

It was pleasure to meet you last week.
相手への心遣いのフレーズです。

③メールの目的
I am writing to ask about ~.

~についてお伺いいたします。

I am writing to inform ~.
―~についてお知らせいたします。

④相手への依頼
Could you please~?

―~して頂けますでしょうか。(などの依頼)

We would be very pleased if you could~.
―もし~して頂けますと、私共も非常に嬉しく思います。

⑤締めくくりの言葉・挨拶
I look forward to your reply / I look forward to hearing from you.

―返信をお待ちしております。
※通常toの後は、同氏の原型が文法的には来ますが、このフレーズではlook forward to ~動詞ingです。これは理屈でというより、言い回しとして覚えてしまいましょう!

Thank you for your Cooperation.
―ご協力感謝いたします。

Please feel free to contact me if you need any further information.
―もし詳しい内容などが必要でしたら、お気軽にご連絡くださいませ。

⑥署名
Sincerely yours,

―(日本でいう敬具のような意味合いで使用します)

Best regards,
―(上記と同じような意味合いの別の言い回しです)
※カンマなども忘れずに書いてくださいね!

実際に署名は以下のように使います。
____________________________
Sincerely yours,
Ayaka Sasaki
Artist Department
LinguageABC Corporation
+81-1234-5678
ayaka.sasaki@xxxxxx.com
_____________________________

いかがでしたでしょうか?
意外と日本のビジネスメールに似ていませんでしたか?
型を覚えて、シチュエーションにあった言い回しなどのフレーズを覚えてしまえば、応用が利きます!
TOEICなど勉強もビジネス用語やフレーズを覚えるのに自然と役立ちます。
是非、活用してみてくださいね。

最後に…実は、リンゲージの使用している教科書は、ビジネス英語も日常会話も一緒に学べる「ダイレクトイングリッシュ」という教材です!
実践的に使える英会話力を身につけながら、日常・ビジネス両シーンを学んで一石二鳥!
リンゲージでの英会話にご興味を持った方は、お気軽に体験レッスンにお越しくださいませ!いつでもWelcomeです♪

社内外もこわくない!ビジネス英語でメールを送ろう!

※ブログの内容は記事公開時のものとなります。最新情報は各教室にお問い合わせください。

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